KEARSIPAN

Peralatan kearsipan

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. peralatan kearsipan biasanya terbuat dari logam, kayu, aluminium, plastic, besi,dan lainnya. Yang umumnya tahan lama dan kuat.

v  Adapun fungsi alat kearasipan,yaitu :

1.    Untuk saran penyimpanan arsip

2.    Untuk alat pelindung arsip supaya terhindar dari kerusakan

3.    Memudahkan dan mempercepat penemuan arsip

v Macam – macam peralatan kearsipan :

a)    Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci,antara 1-6 laci. setiap laci mampu menampung 5000 lembar arsip dan disusun berdiri tegak lurus atau berderet kebelakang. filing cabinet berguna untuk arsip dan berkas yang bersifat aktif.

b)   Rotary ( alat menyipan berputar), yaitu semacam filing cabinet tapi penyimpanan arsip disimpan sacara berputar.alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti besi atau logam.arsip yang disimpan pada alat ini yaitu secara lateral.

c)    Lemari arsip, lemari tanpa pintu untuk menyimpan berbagai arsip dan terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapi dengan rak arsip. Yang di susun secara lateral,arsip terlebih dahulu di masukkan kedalam ordner atau kotak arsip,baru disimpan di rak arsip.

d)   Map arsip, yaitu lipatan yang terbuat dari karton atau kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan arsip atau surat.

e)    Guide, yaitu lembaran kertas tebal yang digunakan untuk penunjuk atau pemisah dalam penyimpan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian yaitu :

1.    Tab guide yaitu bagian untuk menuliskan kode - kode, tanda – tanda ,atau indeks untuk mengelompokkan arsip.

2.    Badan guide yaitu untuk menompang arsip yang berada di belakangnya.

f)     Ordner, yaitu map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.

g)    Stapler, yaitu alat untuk menggabungkan kertas yang satu dengan yang lain.

h)   Perforator, yaitu alat untuk melubangi kertas.

i)      Numerator, yaitu alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.numerator dibedakan menjadi 2 yaitu:

1.    Numerator kecil : yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil yang terdiri 4-6 digit.

2.    Numerator besar : yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.

j)      Alat sortir, yaitu alat yang dipakai untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses diantarkan dan ditabung ke dalam folder masing- masing.

k)   Tickler file, yaitu alat yang terbuat dari kayu atau besi yang berguna untuk menyimpan dokumentasi berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil.

l)      Cardex, yaitu alat yang dipakai untuk menyimpan kartu indeks. Alat ini biasanya terbuat dari besi atau kayu.